August 2, 2017

Proses PMB

Proses PMB

Proses Akademik

Proses Membuat Jadwal Kelas

Proses Menambahkan Civitas

Proses Membuat News

Proses Membuat Halaman

 

PROSES PMB

Video Tutorial :

Part 1 : http://youtu.be/VJyHuX_aPRU

Part 2 : http://youtu.be/Afm3VJzUO4U

SETTING PMB

Modul ini berfungsi untuk melakukan setting awal bagi kegiatan persiapan Penerimaan Mahasiswa Baru, dimana di dalamnya dapat dilakukan setting terhadap beberapa keperluan umum mengenai PMB. Ada beberapa yang harus di setting pada Persiapa PMB ini antara lain; format nomor registrasi, kode NPM, membuat formulir PMB, menambahkan Syarat dan Prasyarat PMB, membuat Chat Room dsb.

1. Konfigurasi PMB

Menu  : Setting » PMB » Konfigurasi PMB
Fungsi :  Fitur ini untuk mengatur format No registrasi, isi email konfirmasi & email konfirmasi pada saat Pendaftaran. Pengaturan ini hanya dilakukan sekali saja pada awal masa akan dilakukan Penerimaan Mahasiswa Baru dan perubahannya sesuai dengan kebutuhan kampus.
Gambar :  Form Pengaturan konfigurasi PMB
  • Centang Autologin untuk mengaktifkan bahwa setiap visitor yang mengisi form PMB akan secara otomatis masuk kedalam sistem. Jika tidak diaktifkan maka Visistor yang sudah mengisis form PMB tersebut harus menunggu konfirmasi dari administrator untuk dapat masuk kedalam sistem.
  • Centang untuk mengaktifkan bahwa setelah visitor mengisi formulir PMB otomatis akan dikirimkan email berisi informasi pendaftaranya. Jika tidak di set, maka proses pengiriman email akan dilakukan oleh operator.
Keterangan :

1. Format No Registrasi : Tentukan format nomer registrasi sesuai dengan peraturan yang ada dikampus anda. Dan ini hanya sekali saja dilakukan sebelum ada perubahan nomer registrasi baru (sesuai peraturan kampus)

2. Hapusan Username : Tentukan Jangka waktu yang diinginkan untuk menghapus User Name dari mahasiswa yang ditolak, penghapusan ini akan dilakukan secara otomatis oles sistem.

3. Form Email Konfirmasi : Tentukan format Email Konfirmasi untuk Mahasiswa yang sudah mendaftar.

  • Klik “simpan konfigurasi” untuk menyimpan seluruh informasi yang dimasukkan kedalam form Konfigurasi PMB.
  • Reset to Default” untuk mengembalikan format ke pengaturan awal.

2. Jenis Pendaftaran

Menu  : Setting » PMB » Jenis Pendaftaran
Fungsi : Fitur ini berguna untuk membuat pengaturan Kode NPM pada setiap jenis pendaftaran.
Gambar : Contoh Daftar Jenis Pendaftaran
Keterangan :

1. Jenis Pendaftaran : Jenis pendaftaran digunakan untuk membedakan jalur masuk yang dapat ditempuh oleh calon mahasiswa sesuai dengan kriteria masing – masing Jenis Pendaftaran. Klik pada nama Jenis Pendaftaran untuk melihat detil informasinya. Klik tab “Edit” untuk merubah informasi, isi form dan klik “Simpan” untuk menyimpan maka informasi Jenis Pendaftaran tersebut sudah diperbaharui.

2. Kode NPM : Kode NPM ditentukan untuk memberikan format kepada setiap mahasiswa sesuai dengan Jenis Pendaftaran yang dipakai.

3. Edit : Gunakan fitur ini untuk membuat perubahan data pada Jenis pendaftaran yang sudah ada sebelumnya.

Gambar : Form untuk membuat Jenis Pendaftaran baru
Untuk membuat Jenis Pendaftaran Baru dapat menggunakan form pada gambar diatas. Isi format NPM yang akan digunakan saat mengenerate NPM (secara otomatis). Isi Jenis Pendaftaran sesuai dengan kriteris Mahasiswa yang dapat mendaftar melalui Jenis pendaftaran tersebut. Klik “Simpan” untuk memperoses agar data tersimpan kedalam sistem.

3. Konfigurasi NPM

Menu  : Setting » AKADEMIk » Konfigurasi NPM
Fungsi : Fitur ini berguna untuk membuat pengaturan Kode NPM Mahasiswa.
Gambar : Form Pengaturan Konfigurasi NPM
Keterangan :

1. Format NPM : Tentukan format NPM sesuai dengan peraturan yang ada dikampus anda. Dan ini hanya sekali saja dilakukan sebelum ada perubahan nomer registrasi baru (sesuai peraturan kampus).

2. Generate NPM :  Generate NPM yang sudah dibuat secara oleh sistem sesuai dengan Format NPM , akan dikonfirmasi melalui email menggunakan form ini.

3. Isi form diatas sesuai dengan format yang berlaku dikampus anda serta  isi Subject Email Konfirmasi NPM sesuai dengan kebutuhan. Klik “Simpan Konfigurasi” untuk menyimpan pengaturan yang sudah dibuat.

4. Pengaturan Form PMB

Menu  : Setting » PMB » Pengaturan Form PMB
Fungsi : Fitur ini berguna untuk menambah / menghapus field-field yang akan muncul di formulirPMB.
Gambar : Contoh Formulir PMB
Keterangan :

1. Label : Merupakan Nama yang diberikan untuk suatu field pada suatu form PMB.

2. Nama :  Penamaan yang digunakan ditujukan untuk  alamat halaman yang akan menampilkan konten pada label tertentu.

3. Jenis : Merupakan jenis filed yang digunakan suatu field tertentu. Apakah sejenis text ( Untuk field yang dapat digunakan untuk informasi berupa teks atau kata – kata).

4. Perintah : Pada perintah terdapat 2 fungsi yaitu Konfigurasi dan Hapus. Konfigurasi digunakan untuk merubah data pada label yang sudah jadi sebelumnya sedangkan Hapus digunakan untuk menghapus label yang biasanya sudah tidak digunakan lagi.

Gambar : Form Menambah Field Baru untuk Formulir PMB
Form diatas adalah form yang digunakan untuk menambah field baru pada Formulir PMB.  New Field digunakan untuk membuat field baru sehingga anda harus membuat Label, Field serta tentukan Jenis data yang akan dipakai pada dropdown. Untuk Existing Field kita membuat field baru dengan menggunakan informasi pada field yang sudah tersedia. Sedangkan New Group digunakan untuk membuat grup baru yang dapat menampung berbagai jenis label sehingga label akan lebih terorganisir dengan baik.
5. Pembuatan Form PMB
Menu  : Setting » PMB » Pembuatan Form PMB
Fungsi : Fitur ini berguna untuk membuat forumulir pendaftaran mahasiswa baru dan menentukan hal – hal yang perlu ditampilkan pada formulir tersebut.
Gambar : Contoh Pengaturan Form PMB
Klik Judul untuk melihat detail pengaturan form yang ada pada kolom Judul. Gunakan fitur Edit untuk membuat perubahan data pada Pengaturan Form PMB yang sudah ada.
Gambar : Form untuk Membuat PMB Field Management
Keterangan :

1. Tambahkan : Klik tab “tambahkan” untuk membuat jenis Pengaturan baru.

2. Lihat :  Klik tab “lihat” untuk melihat daftar pengaturan Form PMB yang sudah ada.

3. Program Studi : Pilih program studi yang dapat menggunakan pengaturan PMB ini. Pilih dengan cara mencentang pada nama program studi.

Note  : Pada kolom Label isi dengan nama Field yang akan digunakan sebagai Judul seperti pada Gambar Contoh Pengaturan Form PMB.

6. Management Syarat

Menu  : Setting » PMB » Management Syarat
Fungsi : Fitur ini berguna untuk membuat daftar dan menambahkan prasayarat kedalam syarat.
  • Management Syarat

Gambar : Contoh Daftar Management Syarat
Keterangan :

1. NID : Menampilkan Nomor Induk Dosen yang bersangkutan.

2. Nama Syarat :  Daftar persyaratan yang harus dipenuhi untuk menjadi calon mahasiswa.

3. Prasyarat : Merupakan daftar prasyarat yang harus dipenuhi untuk memenuhi Syarat

4. Ubah :  Gunakan fitur ini untuk membuat perubahan informasi pada data Management Syarat yang sudah ada.

  • Management Prasayarat

Gambar : Contoh Daftar Management Prasyarat
Keterangan :

1. Nama Prasyarat : Daftar persyaratan yang harus dipenuhi untuk ditambahkan kedalam management syarat.

2. Jenis Prasyarat :  Jenis Prasyarat yang akan digunakan untuk mendata Prasyarat yang sudah diberikan ke panitia. Pada contoh berupa checklist.

3. Logic Pattern:

4. Ubah :  Gunakan fitur ini untuk membuat perubahan informasi pada data Management Prasyarat  yang sudah ada.

5. Hapus :  Gunakan fitur ini untuk menghapus Jenis Prasyaratan yang sudah ada.

Klik tab “Add Prasyarat” untuk menambah persyarata n baru. Isi kolom “Nama Prasyarat” dengan nama – nama persyaratan yang dibutuhkana untuk dijadikan syarat dalam memenuhikebutuhan Prasyarat menjadi calon mahasiswa. Pilih Jenis Prasayarat pada dropdown dan tentukan sifat checklist nya. Kemudian klik “Simpan” untuk membuat Prasyarat PMB baru.

7. Persyaratan PMB (Bypass Persyaratan PMB)

Menu  : Setting » PMB » Bypass Persyaratan PMB
Fungsi : Fitur ini berguna untuk meloloskan secara manual syarat-syarat yg ada didalam proses.
Gambar : Contoh Tampilan pada Halaman Bypass Persyaratan PMB
Keterangan :

1. Label : Merupakan Nama untuk Jurusan yang didalamnya terdapat berbagai program studi.

2. Program Studi :  Merupakan nama Program studi

3. Syarat Pendftaran :

4. Syarat Daftar Ulang :  Gunakan fitur ini untuk membuat perubahan informasi pada data Management Prasyarat  yang sudah ada.

8. Chat Room
Menu  : Setting » PMB » Chat Room
Fungsi : Fitur ini berguna untuk membuat Chat Room baru yang dapat digunakan Calon Mahasiswa untuk melakukan konsultasi kepada Admin atau Dosen.
Gambar : Form untuk membuat Chat Room
Gambar :Contoh Daftar Chat Room
Gambar : Contoh Halaman Chat Room
Keterangan :

1. Chat name : Isi field ini dengan nama Chat Room sesuai kebutuhan. Misalnya : Chat Room PMB. Klik “Creat Chat” untuk memperoses pembuatan Chat Room baru.

2. Chat Name : Daftar Nama Chatroom.

3. Archive : Gunakan fitur ini untuk menyimpan messages dari salah satu Chat Room kedalam folder lain.

4. Message Count : Jumlah messages yang sudah berhasil dikirim dalam sebuah Chat Room tertentu.

5. Hapus : Gunakan fitur ini untuk menghapus Chat Rom yang sudah tidak terpakai lagi.

6. Messages : Contoh messages yang sudah berhasil dikirim kedalam Chat Room.

7. Type Area : Ketik messages pada kolom ini dan klik “chat” atau “Enter” untuk mengirim messages tersebut kedalam Chat Room.

8. Note : Messages (pesan)

 

PROSES PMB

1. Jadwal PMB

Menu  : PMB » Jadwal PMB
Fungsi : Fitur ini berguna untuk melihat daftar jadwal PMB serta untuk membuat jadwal PMB.
Gambar : Contoh Daftar Jadwal PMB
Anda dapat melihat detail informasi Jadwal PMB tersebut dengan cara klik tab “Judul” PMB serta serta klik tab “Program Kuliah Pilihan” untuk melihat detail informasi mata kuliah tersebut. Pada halaman ini akan ada tab “Edit” gunakan fitur ini untuk memperbaharui data bila diperlukan.
Gambar : Form untuk Membuat Jadwal PMB Baru
Keterangan :

1. Lihat : Klik Tab “Lihat” untuk menamapilkan daftar Jadwal PMB secara keseluruhan.

2. Tambahkan : Klik tab “tambahkan” untuk membuat Jadwal PMB Baru.

3. Edit : Gunakan fitur ini untuk membuat perubahan informasi data pada Jadwal PMB yang sudah sesuai dengan kebutuhan.

4. Tambahkan : Klik tab “tambahkan” untuk membuat Jadwal PMB Baru

5. Nama Gelombang : Tentukan Nama gelombang yang akan digunakan dalam Jadwal Penerimaan Mahasiswa Baru .

6. Semester TA : Pilih Semester Tahun Akademik yang tersedia.

7. Status : Centang untuk membuat Jadwal PMB baru ini aktif dan dapat digunakan sesuai kebutuhan pada periode per gelombangnya.

8. Program Kuliah : Pilih Program Kuliah yang tersedia agar dapat masuk pada Jadwal PMB. Program Kuliah yang ditambahkan akan dapat di ambil oleh calon mahasiswa saat Penerimaan Mahasiswa Berlangsung. Pilih sesuai dengan kebutuhan.

9. Durasi Pendaftaran  : Jangka waktu yang akan digunakan untuk mendaftar bagi Calom Mahasiswa Baru.

10. Pengumuman  : Tentukan tanggal pengumuman bagi mahasiswa yang lulus ke tahap berikutnya yaitu tahap daftar Ulang.

11. Durasi Daftar Ulang  : jangka Waktu yang digunakan untuk daftar ulang bagi calon mahasiswa yang telah dinyata lulus sebelumnya.

2. Tambah Calon Mahasiswa

Menu  : PMB » Tambah Calon Mahasiawa
Fungsi : Fitur ini berguna untuk melihat daftar Gelombang untuk menambahkan Calon Mahasiswa Baru kedalam Gelombang tersebut.
Gambar : Daftar Gelombang PMB
Gambar : Form Menambah Calon Mahasiswa Baru
Keterangan :

1. Program Studi : Klik pada dropdown untuk memilih program kuliah yang akan ditambahkan Calon Mahasiswanya.

2. Registrasi : Klik pada kolom “registrasi” sesuai dengan daftar gelombang yang dipilih. Setelah itu akan muncul form untuk pengisian data calon mahasiswa .

3. Rekomendasi Program : Pilih Program Kuliah yang direkomendasikan oleh pihak kampus bagi Calom mahasiswa Baru.

4. Nama : Ketikkan Nama Calon Mahasiswa Baru pada field ini .

5. Sekolah : Pilih Asal sekolah Calon Mahasiswa Baru disini dengan cara mengetikkan asal sekolah maka sistem akan otomatis mencari.

6. Foto : Klik “Choose photo” untuk memilih foto Calon Mahasiswa dari folder dan klik “Upload” untuk mengunggah foto.

Note  :
  • Isi form dengan data yang sebenarnya dan lengkap dan klik “Simpan” untuk memproses data Calon Mahasiswa Baru kedalam sistem.
  • Pada beberapa kampus membutuhkan infromasi, Bagaimana Calom Mahasiswa mendapatkan informasi tentang kampus ditempat mereka mendafatar. Oleh sebab itu kampus perlu untuk membuat suvey seperti ini
  • Dalam pemakaiannya, Calon mahasiwa hanya perlu memilih salah satu dari beberapa pilihan yang ada pada daftar sumber informasi tersebut.

3. Pendaftaran

Menu  : PMB » SELEKSI » Pendaftaran
Fungsi : Fitur ini berguna untuk melihat data para calon mahasiswa dan juga untuk meloloskan calon mahasiswa ke seleksi tahap selanjutnya.
Gambar : Form Filter Data Calon Mahasiswa Baru
Pada form ini dapat menampilakan Calon Mahasiswa Baru yang sudah terdaftar, dan daftar Calon Mahasiswa Baru tersebut ditampilakn sesuai yang kita inginkan dengan mebggunakan fitur Filter.

4. Daftar Ulang

Menu  : PMB » SELEKSI » Pendaftaran
Fungsi : Fitur ini berguna untuk melihat data para calon mahasiswa yang lolos seleksi tahap 1 dan juga untuk meloloskan calon mahasiswa ke seleksi tahap selanjutnya.
Gambar : Form Filter Calon Mahasiswa yang Akan Daftar Ulang
Keterangan :

1. Gelombang PMB : Kilk pada dropdown dan pilih gelombang PMB yang akan diloloskan Mahasiswanya..

2. No. Registrasi PMB  : Masukkan Nomer Registrasi PMB yang akan diloloskan pada kolom ini

3. Nama : Masukkan Nama Calon Mahasiwa yang akan diloloskan pada kolom ini.

4. Filter : Klik “Saring” untuk menampilan data yang akan diloloskan. Form ini dimaksudkan untuk menampilkan daftar mahasiswa secara spesifik.

5. Cadangan

Menu  : PMB » SELEKSI » Cadangan
Fungsi : Fitur ini berguna untuk melihat data para calon mahasiswa yang memiliki status cadangan, dan  untuk merubah status cadangan menjadi diterima.
Gambar : Daftar Mahasiswa yang termasuk Cadangan
Keterangan :

1. Form Filter : Gunakan form filter ini untuk menampilkan mahasiswa secara spesifik. Masukkan Nomor Registrasi, Nama dan pilih gelombang PMB Mahasiswa Cadangan yang dimaksud, kemudian klik “berlakukan”. Namun bila ingin menampilkan data Mahasiswa secara keseluruhan  maka tidak perlu menggunakan form filter ini.

2. Buat Mahasiswa : Pastikan Mahasiswa yang akan di loloskan sudah di centang dengan benar gunakan “fitur centang” pada no. 7.

3. Nomor Registrasi : Klik Nomor Registrasi Mahasiswa untuk menampilkan detail informasi tentang data mahasiswa cadangan tersebut.

4. Gelombang PMB : Menampilkan Gelombang PMB yang diikuti oleh Mahasiswa Cadangan. Klik untuk melihat detail infrmasi Gelombang PMB tersebut.

5. Program Pilihan : Menampilkan Program Pilihan yang diikuti oleh Mahasiswa Cadangan.

6. Edit Link : Gunakan fitur ini untuk membuat perubahan data pada Mahasiswa Cadangan..

7. Fitur Centang : Centang pada Mahasiswa yang akan diloloskan.

6. Data Calon Mahasiswa

Menu  : PMB » Data Calon Mahasiswa
Fungsi : Fitur ini berguna untuk melihat list data PMB atau melihat laporan / rekapan data PMB.